Groenvoorziening A.J. van der Werf B.V. / De Roo Drente B.V.
Industrieweg 33 | 9781 AC Bedum
(050) 301 25 00 | info@groenwerf.nl
Uw privacy is belangrijk voor ons
Groenvoorziening A.J. van der Werf B.V. en De Roo Drente B.V. hechten veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met de gegevens die wij ontvangen en verwerken deze in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, met wie gegevens eventueel worden gedeeld, hoe lang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.
Deze privacyverklaring is van toepassing op onze dienstverlening en werkzaamheden en op de verwerking van persoonsgegevens van onder andere klanten, leveranciers, opdrachtnemers, medewerkers, inleenkrachten, sollicitanten, uitzendkrachten en stagiairs.
- Klanten, leveranciers en opdrachtnemers
Wanneer u klant, potentiële klant, leverancier of opdrachtnemer van ons bent, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om met u te communiceren, een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Wij kunnen uw gegevens onder andere gebruiken voor het opstellen en versturen van offertes, het vastleggen van afspraken en specificaties, het plannen en uitvoeren van werkzaamheden, het plaatsen en verwerken van bestellingen, facturering, betaling en overige communicatie over onze samenwerking.
Wanneer bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst en u deze niet verstrekt, kan dit betekenen dat wij de betreffende werkzaamheden of overeenkomst niet of niet volledig kunnen uitvoeren.
- Medewerkers, sollicitanten, stagiairs en inleenkrachten
Wij verwerken persoonsgegevens van medewerkers, sollicitanten, stagiairs, uitzendkrachten, payrollmedewerkers en andere inleenkrachten wanneer dit noodzakelijk is voor een sollicitatieprocedure, het aangaan en uitvoeren van een arbeids-, stage- of inleenrelatie of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor medewerkers en stagiairs kunnen persoonsgegevens onder andere worden gebruikt voor de personeels- en salarisadministratie, opleidingen en ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid, arbeidsomstandigheden en het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.
Van sollicitanten gebruiken wij persoonsgegevens voor de beoordeling van de geschiktheid voor een functie, communicatie over de sollicitatieprocedure en eventuele afhandeling van gemaakte kosten.
Van uitzendkrachten en andere inleenkrachten kunnen wij gegevens ontvangen van een uitzend-, detacherings- of andere arbeidsbemiddelingsorganisatie. Deze gebruiken wij voor de beoordeling van de inzetbaarheid en voor de uitvoering en administratie van de werkzaamheden.
- Persoonsgegevens via onze website
Wanneer u via onze website contact met ons opneemt of gebruikmaakt van het contactformulier, verwerken wij de persoonsgegevens die u daarbij zelf aan ons verstrekt.
Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht zijn.
Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag of verzoek te behandelen, contact met u op te nemen en, wanneer van toepassing, een offerte op te stellen of een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren.
Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.
- Op welke grond verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:
- dit noodzakelijk is voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst;
- wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
- wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking;
- u daarvoor toestemming heeft gegeven, wanneer toestemming vereist is.
Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze toestemming weer intrekken.
- Verstrekking aan derden
Voor onze bedrijfsvoering kan het noodzakelijk zijn persoonsgegevens met andere organisaties te delen. Wij delen uitsluitend persoonsgegevens die voor het betreffende doel noodzakelijk zijn en alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij persoonsgegevens bijvoorbeeld delen met de Belastingdienst, UWV, arbodienst of bedrijfsarts, Nederlandse Arbeidsinspectie, pensioenuitvoerder, leasemaatschappij, verzekeraar, accountant, boekhouder, salarisadministrateur, ICT- en softwareleveranciers en – wanneer dit voor onze werkzaamheden noodzakelijk is – opdrachtgevers en onderaannemers.
Wanneer een externe partij in onze opdracht persoonsgegevens verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging van deze gegevens.
Wij verstrekken persoonsgegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden die losstaan van onze eigen dienstverlening, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
- Digitale systemen en beveiliging
Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van digitale systemen voor onder andere administratie, communicatie, e-mail en gegevensopslag.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik.
Bij het bepalen van deze maatregelen houden wij rekening met de aard van de persoonsgegevens, de manier waarop deze worden verwerkt en de mogelijke risico’s voor betrokkenen.
- Cookies en externe diensten
Onze website kan gebruikmaken van functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten functioneren. Daarnaast kunnen op onderdelen van de website diensten of inhoud van externe partijen worden gebruikt.
Wanneer daarbij cookies of vergelijkbare technieken worden toegepast waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat daarvoor toestemming is gegeven.
Het gebruik van cookies en externe diensten kan in de toekomst veranderen. Waar nodig passen wij onze informatie over privacy en cookies daarop aan.
- Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
Sollicitatiegegevens worden in beginsel uiterlijk vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd. Met toestemming van de sollicitant kunnen deze gegevens langer worden bewaard, bijvoorbeeld voor toekomstige vacatures.
Voor fiscale, financiële en personeelsgegevens gelden de wettelijke bewaartermijnen die op de betreffende gegevens van toepassing zijn.
Na afloop van een bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij er een andere geldige reden bestaat om de gegevens langer te bewaren.
- Uw privacyrechten
Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u ons verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie of aanvulling van gegevens, verwijdering van persoonsgegevens, beperking van de verwerking of overdracht van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming intrekken.
Deze rechten gelden niet in alle omstandigheden. Zo kunnen wij wettelijk verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren.
Om uw privacy te beschermen, kunnen wij bij een verzoek aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen.
- Vragen of klachten
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem dan contact met ons op:
Groenvoorziening A.J. van der Werf B.V. / De Roo Drente B.V.
Industrieweg 33
9781 AC Bedum
Telefoon: (050) 301 25 00
E-mail: info@groenwerf.nl
Wij behandelen vragen en verzoeken zo zorgvuldig mogelijk.
Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Wijzigingen
Onze organisatie, dienstverlening en de toepasselijke wet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen.
Op onze website publiceren wij steeds de meest actuele versie.
Versie: september 2026
- de Belastingdienst;
- het UWV;
- onze arbodienst/bedrijfsarts;
- de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
- het Pensioenfonds;
- de leasemaatschappij;
- de verzuimverzekeraar;
- onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur;
- Onderaannemers en/of opdrachtgevers
Soms zal het verstrekken van uw gegevens aan een ander noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de wet, zoals het geval is bij doorgifte aan de Belastingdienst, het UWV, de arbodienst/bedrijfsarts, het (verplicht gestelde) Pensioenfonds en de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
In andere gevallen is de doorgifte noodzakelijk om de (arbeids)overeenkomst met u te kunnen uitvoeren, zoals bij doorgifte aan de leasemaatschappij. Bij verstrekking van uw gegevens aan onze verzuimverzekeraar hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk dat wij daardoor aanspraak kunnen maken op een verzekeringsuitkering.
Daarnaast zijn er partijen die in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren, zoals de accountant/boekhouder/salarisadministrateur. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Deze werkzaamheden zijn uitbesteed vanwege (onder meer) de kennis en expertise die onze accountant/boekhouder/salarisadministrateur bezit. Om de (arbeids)overeenkomst met u uit te voeren, heeft de accountant/boekhouder/salarisadministrateur uw persoonsgegevens nodig.
Verder maken wij gebruik van eigen serversystemen waar onze opslag plaatsvindt en systemen draaien. Dit gebeurt aan de hand van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Wij hebben bij deze twee doorgiften een gerechtvaardigd belang, omdat wij gegevens digitaal willen opslaan en verwerken en uitbesteding hiervan verschillende voordelen heeft.
(4) Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij zullen uw sollicitatiegegevens uiterlijk 4 weken na het eindigen van de sollicitatieprocedure verwijderen, tenzij u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens voor een periode van maximaal 1 jaar te bewaren.
De persoonsgegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn zullen wij bewaren gedurende een periode van 7 jaar nadat u uit dienst bent getreden. Deze bewaartermijn hangt samen met een voor ons geldende wettelijke verplichting. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs zullen wij 7 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren. Na de 7 jaar zal het volledige personeelsdossier worden verwijderd.
Voor andere gegevens hanteren wij een bewaartermijn van uiterlijk 7 jaar na afloop van de overeenkomst, tenzij blijkt dat bepaalde persoonsgegevens voor ons noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke (bewaar)plicht of als sprake is van een arbeidsconflict of rechtszaak. Bij ‘andere gegevens uit de personeels- of loonadministratie’ moet u bijvoorbeeld denken aan arbeidsovereenkomsten, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
(5) Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u hierover een klacht indienen bij de organisatie die toezicht houdt op de privacyregels, de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander.
U kunt de hierboven genoemde rechten niet onder alle omstandigheden uitoefenen. Hebben wij uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig om de wet na te leven, dan kunt u geen bezwaar maken of verzoeken om wissing.
Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: Groenvoorziening A.J. van der Werf B.V., Industrieweg 33, 9781 AC Bedum, 050 301 25 00, info@groenwerf.nl . Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
